Sau khi đơn vị cấp dưới gửi dự toán cho cấp trên, chuyên viên đơn vị cấp trên sẽ kiểm tra dự toán cho cấp dưới.
A. Tạo đợt kiểm tra
1. Chọn menu Dự toán đầu năm\Kiểm tra dự toán.
- Trường hợp chưa có đơn vị cấp dưới nào nộp dự toán thì cấp trên chưa tạo được đợt kiểm tra.
- Trường hợp có ít nhất 1 đơn vị cấp dưới nộp dự toán thì cấp trên sẽ tạo được đợt kiểm tra bằng cách Tạo đợt kiểm tra.
- Phần mềm hiển thị màn hình Thêm mới đợt kiểm tra, bao gồm: Ngày kiểm tra, Các đơn vị cấp dưới đã nộp dự toán lên.
- Nhấn Lưu.
B. Kiểm tra dự toán cho cấp dưới
Tại màn hình Kiểm tra dự toán, anh/chị sẽ kiểm tra được:
- Kiểm tra số chi 5%.
- Kiểm tra chi tiết cho từng đơn vị cấp dưới bằng cách nhấn vào biểu tượng sửa.
- Hoặc có thể nhấn Hoàn thành để xác nhận hoàn thành kiểm tra dự toán cho đơn vị cấp dưới luôn.
– Kiểm tra số chi 5%
Giúp đơn vị cấp trên kiểm tra số chi 5% của toàn ngành để điều chỉnh cho phù hợp.
1. Nhấn Kiểm tra số chi 5%.
2. Phần mềm hiển thị bảng kiểm tra số chi 5%. Trong đó:
- I. Chênh lệch = II. Tổng nguồn 5% được sử dụng – III. Tổng dự toán chi 5% toàn ngành.
- II. Tổng nguồn 5% được sử dụng: là số tổng kinh phí được sử dụng trong năm ngân sách.
- III. Tổng dự toán chi 5% toàn ngành: là tổng số dự toán chi 5% của các đơn vị cấp dưới có phát sinh vào 2 nguồn 12.2: Nguồn kinh phí không tự chủ, không giao khoán 5% và nguồn 13.2: Kinh phí được giao tự chủ 5%.
2. Nhấn vào biểu tượng sửa vào từng nội dung chi tiết của các đơn vị cấp dưới để kiểm tra.
Ví dụ kiểm tra nội dung Hỗ trợ hoạt động công tác Đảng của Văn phòng kiểm toán nhà nước.
4. Anh/chị xem dự toán cấp dưới gửi lên tại phần Số dự toán.
5. Kiểm tra cho nội dung và nhập lại các điều chỉnh vào phần Số kiểm tra.
- Có thể chọn lại Nhóm tính chất, Tính chất, Lĩnh vực, Nguồn, Khoản.
- Hoặc nhập lại Số kiểm tra nếu thấy chưa đúng.
- Nhấn Lưu => phần mềm sẽ hiển thị Ghi chú điều chỉnh cho anh/chị biết.
- Nhập Nội dung góp ý cho cấp dưới. Nhấn Enter.
6. Ngoài ra, có thể gộp nội dung đang được kiểm tra vào 1 nội dung đã có sẵn trong danh mục của cấp trên bằng cách:
- Nhấn Chuyển nội dung.
- Chọn nội dung đã có sẵn trong danh mục để ghép nội dung đang kiểm tra sang nội dung này.
- Nhấn Lưu.
- Phần mềm sẽ hiển thị thêm 1 Ghi chú điều chỉnh là Chuyển nội dung.
– Kiểm tra dự toán chi tiết cho từng đơn vị
1. Chọn đơn vị cần kiểm tra dự toán.
2. Nhấn vào biểu tượng sửa tại đơn vị dự toán.
Bước 1: Phê duyệt nội dung cấp dưới đã đề xuất
Trong trường hợp cấp dưới có thiết lập danh mục khác với danh mục của đơn vị cấp trên thì màn hình sẽ hiển thị thông báo. Cấp trên phê duyệt nội dung cấp dưới đề xuất như sau:
1. Nhấn Lọc nội dung cấp dưới đề xuất hoặc nhấn ngay vào Xem chi tiết.
2. Phần mềm hiển thị các nội dung cấp dưới đề xuất thêm so với danh mục ban hành của cấp trên.
3. Anh/chị nhấn vào biểu tượng Xem để xem chi tiết nội dung và thực hiện phê duyệt/từ chối phê duyệt.
4. Cấp trên lựa chọn đồng ý hay từ chối phê duyệt bằng cách:
- Nếu đồng ý phê duyệt nội dung này:
-
- Kiểm tra kỹ nội dung, nhập lại Số kiểm tra nếu khác với Số dự toán.
- Nhập Nội dung góp ý. Nhấn Enter để lưu góp ý.
- Nhấn Phê duyệt để đồng ý thêm mới nội dung này vào danh mục và kiểm tra dự toán cho nội dung này của cấp dưới.
=> Sau khi đồng ý phê duyệt, nội dung sẽ nằm trong bảng dự toán kiểm tra của cấp trên.
- Nếu từ chối phê duyệt nội dung này:
-
- Nhấn Từ chối.
- Nhập Lý do từ chối.
5. Kiểm tra dự toán.
Lưu ý:
- Khi cấp trên kiểm tra dự toán cấp dưới lần đầu tiên thì phần mềm tự động lấy Số kiểm tra = Số dự toán và tích chọn hoàn thành (dấu tích màu xanh) để anh/chị biết là chỉ tiêu không có chênh lệch.
- Khi cấp trên hoàn thành kiểm tra và tạo đợt kiểm tra tiếp theo thì phần mềm sẽ lấy Số kiểm tra = Số kiểm tra lần gần nhất.
- Khi cấp trên gửi trả dự toán, đơn vị cấp dưới nộp lại dự toán hoặc nộp mới lần đầu thì phần mềm sẽ lấy Số kiểm tra = Số dự toán.
6. Đơn vị đọc hướng dẫn trong phần Hướng dẫn kiểm tra dự toán mà phần mềm gợi ý để biết cách kiểm tra dự toán.
Bước 2: Thực hiện kiểm tra:
I. Kiểm tra dự toán thu:
1. Nhấn vào biểu tượng Sửa tại dòng dự toán thu cần kiểm tra.
2. Điều chỉnh lại 1 số thông tin trên màn hình Kiểm tra chi tiết:
- Có thể sửa lại Tên khoản thu, Hoạt động thu, Loại thu.
- Hoặc nhập lại Số kiểm tra nếu khác với Số dự toán.
-
- Nếu Số kiểm tra < Số dự toán: phần mềm tự động sinh Ghi chú điều chỉnh là Điều chỉnh giảm.
- Nếu Số kiểm tra > Số dự toán: phần mềm tự động sinh Ghi chú điều chỉnh là Điều chỉnh tăng.
3. Nhập Nội dung góp ý. Nhấn Enter để lưu góp ý.
4. Nhấn Lưu.
II. Kiểm tra dự toán chi:
1. Nhấn vào biểu tượng Sửa tại dòng dự toán chi cần kiểm tra.
2. Điều chỉnh lại 1 số thông tin trên màn hình Kiểm tra chi tiết:
- Có thể sửa lại Tên nội dung chi, Nhóm tính chất, Tính chất, Lĩnh vực.
- Hoặc nhập lại Số kiểm tra nếu khác với Số dự toán, bao gồm: Nguồn kinh phí, Khoản, Số kiểm tra.
=> Phần mềm sẽ tự động sinh Ghi chú điều chỉnh dựa vào các thông tin anh/chị kiểm tra.
-
- Nếu Số kiểm tra < Số dự toán: phần mềm tự động sinh Ghi chú điều chỉnh là Điều chỉnh giảm.
- Nếu Số kiểm tra > Số dự toán: phần mềm tự động sinh Ghi chú điều chỉnh là Điều chỉnh tăng.
- Nếu điều chỉnh Nguồn, Khoản thì phần mềm tự động sinh Ghi chú điều chỉnh là Chuyển nguồn, Chuyển khoản.
- Nếu điều chỉnh Lĩnh vực thì phần mềm tự động sinh Ghi chú điều chỉnh là Chuyển lĩnh vực.
3. Nhập Nội dung góp ý. Nhấn Enter để lưu góp ý.
4. Nhấn Lưu.
5. Phần mềm hiển thị các trạng thái Điều chỉnh tăng/giảm bằng các mũi tên lên/xuống để cấp trên dễ dàng nhận biết.
II. Chuyển nội dung kiểm tra vào 1 nội dung đã có sẵn trong danh mục:
Ngoài ra, nếu muốn chuyển nội dung sang 1 nội dung đã có sẵn trong danh mục của cấp trên thì trên màn hình Kiểm tra chi tiết:
1. Nhấn Chuyển nội dung.
2. Chọn nội dung đã có sẵn trong danh mục để ghép nội dung đang kiểm tra sang nội dung này.
3. Nhấn Lưu.
4. Phần mềm sẽ hiển thị thêm 1 Ghi chú điều chỉnh là Chuyển nội dung.
Anh/chị kiểm tra tương tự cho các nội dung khác.
III. Thêm mới nội dung thu/chi
Trường hợp anh/chị kiểm tra và thấy dự toán cấp dưới gửi thiếu 1 số nội dung Thu HĐSN, dịch vụ; Chi thường xuyên; Chi đầu tư; Chi CTMT, dự án nội dung thu/chi thì có thể thêm mới bằng cách:
1. Nhấn vào Bổ sung nội dung.
2. Chọn nội dung cần bổ sung: Thu HĐSN, dịch vụ; Chi thường xuyên; Chi đầu tư; Chi CTMT, dự án.
3. Chọn nội dung cần bổ sung (các nội dung có trong danh mục của cấp trên).
4. Nhấn Lưu.
5. Trên màn hình Bổ sung nội dung, phần mềm hiển thị Ghi chú điều chỉnh là Bổ sung nội dung để anh/chị biết.
6. Anh/chị sẽ kiểm tra cho nội dung mới bổ sung luôn.
Tùy thuộc vào việc bổ sung nội dung nào để kiểm tra tương ứng.
Ví dụ như bổ sung nội dung Chi thường xuyên thì:
- Chọn Lĩnh vực.
- Chọn Nguồn, Khoản và nhập số dự toán tương ứng.
- Nhập nội dung góp ý cho cấp dưới. Nhấn Enter để lưu góp ý.
- Nhấn Lưu.
7. Sau khi bổ sung và kiểm tra cho nội dung thì phần mềm sẽ hiển thị thêm nội dung này vào bảng dự toán.
Bước 3: Kết thúc kiểm tra:
1. Nhập Nội dung góp ý chung cho bảng dự toán để khi gửi cho cấp dưới, cấp dưới sẽ xem được góp ý của cấp trên.
2. Nhấn Đóng nếu chưa hoàn thành kiểm tra.
3. Nhấn Gửi trả nếu muốn yêu cầu cấp dưới lập và nộp lại dự toán sau khi hoàn thành đợt kiểm tra.
4. Nhấn Hoàn thành nếu muốn xác nhận hoàn thành kiểm tra dự toán và không yêu cầu cấp dưới phải nộp lại dự toán sau khi hoàn thành đợt kiểm tra.
5. Sau khi xác nhận hoàn thành dự toán cho tất cả cấp dưới (tức là các đơn vị có trạng thái là Gửi trả/Hoàn thành) thì cấp trên có thể gửi kết quả cho cấp dưới bằng cách nhấn Gửi kết quả cho cấp dưới.
6. Sau khi hoàn thành đợt kiểm tra trước, đơn vị cấp trên có thể tạo 1 đợt kiểm tra khác để kiểm tra lại dự toán của cấp dưới.
C. Xác nhận hoàn thành kiểm tra dự toán luôn mà không cần kiểm tra chi tiết
Ngoài ra, cấp trên cũng có thể không cần kiểm tra chi tiết mà muốn xác nhận hoàn thành dự toán của cấp dưới luôn thì thực hiện như sau:
1. Tích chọn 1 hoặc nhiều đơn vị cần xác nhận hoàn thành.
2. Nhấn Hoàn thành.
3. Sau khi xác nhận hoàn thành dự toán cho tất cả cấp dưới (tức là các đơn vị có trạng thái là Gửi trả/Hoàn thành) thì cấp trên có thể gửi kết quả cho cấp dưới bằng cách nhấn Gửi kết quả cho cấp dưới.
D. Thêm đơn vị để kiểm tra dự toán
Trường hợp sau khi cấp trên đã tạo đợt kiểm tra thì các đơn vị cấp dưới khác gửi dự toán cho cấp trên. Cấp trên sẽ cần thêm các đơn vị đó vào đợt kiểm tra bằng cách:
1. Nhấn Thêm đơn vị.
2. Nhấn Lưu.
3. Anh/chị thực hiện kiểm tra dự toán cho đơn vị như hướng dẫn tại phần II. Kiểm tra dự toán cấp dưới.